Vào tối qua, trên nhóm cộng đồng Vietnam Booking KOLs xuất hiện một bài viết của MC Trang Moon (Trang Minh Nguyen) - một MC/ influencer có tiếng, “có tầm”. Trong bài viết, MC Trang Moon đề cập đến một trải nghiệm không mấy vui vẻ khi trao đổi với nhân viên của một công ty truyền thông. Cụ thể, khi mức giá phía MC Trang Moon đưa ra cao hơn so với ngân sách dự trù, bạn nhân viên chỉ nhắn lại “úi cha, hơi cao á ta, này là chương trình hội thảo mà ta hiu hiu” - một dòng tin “dễ thương” như đang gửi cho bạn bè, cũng không đưa ra được phản hồi hợp lý hay thông tin trao đổi rõ ràng. 



Bên dưới bài viết, hầu hết các bình luận đều đồng tình đây là ví dụ điển hình cho sự kém chuyên nghiệp trong trao đổi, làm việc với đối tác. Nhiều nhân viên của các booking agency/ influencer marketing agency cũng thể hiện sự bất bình trước cách giao tiếp thiếu nghiêm túc, thiếu tôn trọng của bạn nhân viên trong bài viết. 

Qua câu chuyện này, chúng ta có thể nhìn thấy một vấn đề: Một số công ty đang mặc định giao tiếp chuyên nghiệp là kỹ năng có sẵn, do đó, họ không chủ động đào tạo hoặc đưa vào bộ quy tắc trong công việc. Để có góc nhìn khách quan về vấn đề này, cũng như để đưa ra lời khuyên về những ứng xử phù hợp khi trao đổi với phía KOL, The Influencer đã trò chuyện với chị Lệ Ngân - Phó Giám đốc tại influencer marketing agency The A List. 

1, “Biết người, biết ta” 

Quy tắc đầu tiên, quan trọng nhất là account phải hiểu rõ đối tượng giao tiếp của mình. Mình đang nói chuyện với KOL hay quản lý? KOL đó thuộc nhóm nào, celeb, mega, hay micro? Người ấy thuộc thế hệ nào, Gen X, Gen Y, hay Gen Z? Hiểu được đối phương, account sẽ hạn chế được nguy cơ vượt quá lằn ranh mong manh giữa trò chuyện thân thiện và giao tiếp thiếu tôn trọng. 

Nếu biết chắc chắn người đang nói chuyện cùng mình là người hơn tuổi, đặc biệt là khi trao đổi với những influencer và quản lý “có tiếng” trong ngành, hãy chủ động gọi “anh”, “chị” để thể hiện phép lịch sự tối thiểu và sự tôn trọng đúng mực. Ngay cả khi làm việc cùng các bạn influencer/ quản lý kém tuổi mình, account cũng có thể chủ động xưng tên để thể hiện tâm thế và thiện chí làm việc bình đẳng. Tuy nhiên, hãy luôn ghi nhớ rằng dù bạn đang nói chuyện với KOL hay quản lý, với người hơn tuổi hay bằng/ kém tuổi, hãy luôn giữ thái độ tôn trọng, văn phong chuyên nghiệp, trao đổi thông tin rõ ràng, rành mạch, có trước có sau. 

Tư duy “biết người, biết ta” cũng giúp account lựa chọn công cụ giao tiếp phù hợp - gọi điện thoại, gửi email, gửi tin nhắn, hoặc gửi voice message (tin nhắn thoại). Nếu trao đổi với KOL lần đầu hợp tác hoặc chưa quá thân thiết, account nên chủ động gửi các thông tin cần thiết qua email hoặc tin nhắn, có thưa gửi, có chủ vị, câu từ trau chuốt, ý tứ lớp lang. Nếu không may xảy ra tranh luận, hoặc khi cần trao đổi nhanh, account có thể xin phép gọi điện cho KOL hoặc quản lý để trao đổi; sau đó tổng hợp mọi thông tin chi tiết và những đề xuất được thống nhất bằng văn bản (tin nhắn, email) để các bên liên quan cùng nắm được. 

Lấy ví dụ câu chuyện mà MC Trang Moon chia sẻ, thay vì nhắn từng câu nhát gừng “úi cha, hơi cao á ta, này là chương trình hội thảo mà ta hiu hiu” sau khi nhận được báo giá, bạn nhân viên công ty truyền thông nọ có thể phản hồi như sau: “Chị Trang ơi, báo giá này đang hơi cao so với ngân sách của bên em. Hiện tại, nhãn hàng và em đang dự trù X triệu đồng cho phần dẫn chương trình hội thảo, chị Trang xem giúp em mình có thể làm scope như thế nào, hoặc hỗ trợ đến đâu cho mức chi phí này nhé ạ!” Chưa bàn đến việc bạn nhân viên có deal giá thành công hay không, MC Trang Moon có đồng ý nhận job này hay không, cách trao đổi lịch sự, rõ ràng, có tính xây dựng như trên cũng sẽ khiến influencer cảm nhận được thiện chí hợp tác và sự tôn trọng từ đối tác. Ngay cả khi không có duyên đồng hành với nhau trong chiến dịch này, bạn nhân viên nọ cũng có thể giữ mối quan hệ tốt đẹp với influencer để đề xuất hợp tác trong những chiến dịch lần sau của nhãn hàng. 

Với những KOL và quản lý đã thân thiết, account có thể trò chuyện thoải mái, gần gũi hơn. Nhưng thoải mái, gần gũi không đồng nghĩa với thiếu lễ phép, thiếu lịch sự hay sỗ sàng. Account phải luôn ghi nhớ tâm thế “trao đổi trong công việc” để có cách ứng xử hợp tình, hợp lý. 

2, Chân thành và tự tin, không tự ti hay tự kiêu  

Khi trao đổi với đối tác, đôi khi account phải chấp nhận “nói giảm, nói tránh” để hạn chế hiểu lầm hoặc tranh cãi không đáng có. Cũng có khi account phải “giữ cái đầu lạnh” để trao đổi rạch ròi với một số KOL có thái độ “trên cơ”, “ép giá’. Nhưng bất cứ điều gì có thể chân thành được, account hãy chân thành. Trong những trao đổi với KOL, account hãy đặt mình vào góc nhìn của KOL để thấu hiểu, thông cảm và chia sẻ, từ đó đôi bên cùng đưa ra những phương án phù hợp để tránh thiệt thòi cho bất cứ ai. 

“Giá cả là một trong những phạm trù nhạy cảm nhất. Nếu có thể hỏi chính xác hoặc tính toán được dự trù ngân sách của nhãn hàng, hãy thẳng thắn đưa ra mức giá mà nhãn hàng sẵn sàng bỏ ra để làm việc với KOL. Khi hai bên cùng rõ ràng về ngân sách, phía KOL cũng chủ động hơn trong việc đánh giá tiềm năng hợp tác, hoặc đề xuất ngược lại những scope of work phù hợp cho agency và nhãn hàng.” - Chị Lệ Ngân chia sẻ. 

Chị Lệ Ngân đặc biệt nhấn mạnh, account tuyệt đối không được có tâm thế đánh đố, thách thức hay đổ lỗi. Những phản hồi như “mình thấy chi phí bạn đưa ra cao hơn so với ngân sách bên mình, không biết bạn có nhầm lẫn gì không” không nên xuất hiện trong bất kỳ cuộc trao đổi nào với phía KOL. Mức giá mỗi KOL đưa ra được tính toán dựa trên vị trí, tên tuổi, năng lực, giá trị của họ; KOL không cố tình báo giá thật cao để agency và nhãn hàng deal xuống. Vì vậy, nếu như báo giá của KOL cao hơn so với ngân sách account nhận được từ nhãn hàng, account nên thể hiện thái độ tôn trọng đúng mực, sau đó trao đổi và đàm phán nếu cần để tìm được phương án giải quyết “vẹn cả đôi bên”. Chê đắt, chê rẻ là điều cực kỳ tối kỵ trong giao tiếp chuyên nghiệp với đối tác, dù là KOL hay nhãn hàng. 

Bên cạnh đó, account phải hiểu người, hiểu việc trước khi bước vào cuộc trò chuyện với phía KOL. “Chị có biết về MBTI, horoscope, nhân số học. Dù không dám nhận là biết sâu nhưng chị đã trang bị được cho mình một vốn hiểu biết về con người đủ lớn để có được “common sense” khi trò chuyện với đối tác, khách hàng. Common sense ấy giúp chị đoán được cái ý sâu hơn mà người đối diện muốn nói, cũng như mong muốn và kỳ vọng của họ. Từ đó, chị có thể đưa ra những giải pháp, phương án thỏa mãn những yêu cầu chưa được nói ra của họ. Tuy vậy, ngay cả khi chưa học, chưa biết về những kiến thức nói trên, một account nên tìm hiểu thật kỹ về scope of work mà bạn đề xuất với KOL. Thay vì chỉ gửi link brief hay link sản phẩm, account nên mô tả thành phẩm cuối cùng mà KOL đăng trên kênh của họ, đưa ra quan điểm cá nhân để trao đổi góc nhìn với KOL, đồng thời chốt với nhãn hàng về ý tưởng triển khai phù hợp, hiệu quả nhất. Phương pháp này không chỉ giúp KOL tạo ra những nội dung chất lượng, mà còn cho KOL thấy thái độ làm việc chuyên nghiệp, tích cực của account, tạo nền tảng cho mối quan hệ hợp tác tốt đẹp về sau.