Để giải quyết trăn trở từ cả hai phía: nhãn hàng và đơn vị tổ chức, The Influencer có cuộc trò chuyện ngắn với chị Bùi Phương Thảo - Project Manager của TheSponsor — một trong những nền tảng tiên phong trong việc giới thiệu, kết nối và triển khai các dự án có nhu cầu tài trợ tại Việt Nam. Trước khi phát triển TheSponsor, chị từng có kinh nghiệm vận hành nhiều dự án tài trợ cho nhãn hàng, và cũng từng phụ trách xin tài trợ cho nhiều sự kiện lớn.

Khi nhãn hàng quyết định tài trợ cho một sự kiện/dự án, họ thường quan tâm đến những yếu tố nào?

Khi nhãn hàng bỏ tiền để tài trợ cho một chương trình, điều họ quan tâm nhất là chỉ số ROI (Return on Investment - tỷ suất hoàn vốn). Đây là chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường hiệu suất hay lợi nhuận thu được từ một khoản đầu tư. Nhãn hàng nào khi đầu tư tài trợ cho một dự án đều quan tâm đến việc họ nhận được những quyền lợi gì, và những quyền lợi đó có tương xứng với chi phí, công sức mà họ bỏ ra hay không. 

Ví dụ, với hợp đồng tài trợ của nhãn hàng cho SEA Games 31 vừa rồi, thương hiệu nhận được hai nhóm quyền lợi truyền thông: truyền thông online và truyền thông offline. Quyền lợi offline là những bảng biểu quảng cáo tại sân, đặt sản phẩm trong sự kiện họp báo,… Quyền lợi online là việc quảng cáo của thương hiệu xuất hiện trong các chương trình truyền hình, các slot quảng cáo giữa trận đấu…Khi xây dựng gói tài trợ, ban tổ chức sẽ cần ước tính rằng, thông qua các hoạt động truyền thông, nhãn hàng tiếp cận được tối đa bao nhiêu khán giả, đem lại bao nhiêu chuyển đổi cho doanh nghiệp. Từ đó, họ sẽ dự tính chỉ số ROI để thuyết phục khách hàng. 

Đồng thời, khi quyết định tài trợ cho một dự án, họ cũng quan tâm đến đối tượng khán giả của dự án đó. Ví dụ, HAY Fest là một lễ hội âm nhạc mùa hè, thu hút đối tượng là các bạn trẻ. Vì vậy, TheSponsor chủ động kết nối HAY với các thương hiệu giải khát như CocaCola, Sài Gòn Chill,... vì sự tương đồng với đối tượng mục tiêu.

Có những vấn đề gì thường phát sinh khi nhãn hàng tài trợ cho một sự kiện? 

Với những sự kiện tổ chức trực tiếp, cả nhãn hàng và ban tổ chức đều cần sẵn sàng đối mặt với những việc bất ngờ có thể xảy ra. Khi sự kiện đã đang diễn ra, có rất nhiều yếu tố thay đổi và khó làm chủ. Ví dụ, trời mưa khiến thương hiệu không được xuất hiện chỉn chu trong sự kiện, vị trí đặt quầy của thương hiệu đến sát ngày thì cần thay đổi,... Khi đó, đại diện thương hiệu cần trao đổi thẳng thắn với ban tổ chức sự kiện để đảm bảo quyền lợi của nhãn hàng.

Việc vận hành một dự án tài trợ cũng tốn khá nhiều thời gian, nhiều chi tiết nhỏ cần quan tâm. Vì vậy, các thương hiệu lớn thường có agency riêng để giúp họ vận hành các dự án tài trợ này. Một mặt, brand team không đủ nhân sự vì cùng lúc họ phải triển khai nhiều chiến dịch marketing khác nhau. Mặt khác, với các agency chuyên biệt, họ có kinh nghiệm xử lý những tình huống tương tự, nên vấn đề sẽ được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả hơn. Khi đó, thương hiệu sẽ chỉ cần cử một nhân sự đầu mối với agency để cập nhật tiến độ các đầu việc. 

Từ kinh nghiệm triển khai những dự án tài trợ, bài học kinh nghiệm quan trọng nhất mà chị rút ra là gì?

Từ khoá quan trọng nhất mà mình rút ra được là sự minh bạch thông tin. Việc nhãn hàng nhận được những quyền lợi gì khi tài trợ cho chương trình cần được làm rõ ngay từ đầu. Nếu thương hiệu có bất cứ câu hỏi, thắc mắc, hoặc đề xuất thêm quyền lợi, thương hiệu cũng cần trao đổi ngay từ khi chưa ký kết hợp đồng, giảm thiểu việc liên tục thay đổi bảng quyền lợi tài trợ. 

Đồng thời, nếu có những tình huống phát sinh ảnh hưởng đến quyền lợi nhà tài trợ, hai bên cũng cần thẳng thắn trao đổi rõ ràng với nhau. Sự minh bạch thông tin giúp các bên phối hợp hiệu quả và hỗ trợ nhau khi cần thiết. 

Có hai khó khăn chính mà họ thường gặp. 

Thứ nhất, họ biết họ cần làm gì cho dự án của mình, nhưng họ không biết rằng với dự án đó, họ nên tiếp cận và chào bán với thương hiệu như thế nào. Nói cách khác, họ chưa biết cách khiến dự án trở nên hấp dẫn dưới góc nhìn của các nhà tài trợ tiềm năng. Nhiều bên chưa biết cách xây dựng proposal và bảng quyền lợi tài trợ thực sự thuyết phục. 

Thứ hai, họ thiếu network và không biết cách kết nối với các nhà tài trợ. Họ giỏi trong chuyên môn của mình, nhưng lại chưa có nhiều sự kết nối với các thương hiệu phù hợp. Họ cũng không nắm rõ hoạt động hay thông điệp chính mà thương hiệu đang truyền tải thời gian gần đây để tiếp cận một cách có chủ đích. Ví dụ những năm gần đây, OMO thể hiện rõ sự quan tâm đến việc trồng rừng, bảo vệ môi trường. Các dự án liên quan đến môi trường đều có thể tiếp cận OMO. Thế nhưng nếu không biết, các bạn ấy sẽ chỉ nghĩ OMO là một thương hiệu bột giặt, chẳng liên quan gì đến dự án mà các bạn đang thực hiện. 

Trong việc liên hệ mời tài trợ, nếu như có các mối quan hệ quen biết nhau từ trước, quá trình tiếp cận sẽ đơn giản và nhanh gọn hơn. Nếu đơn vị tổ chức phải chào bán với những thương hiệu hoàn toàn mới, hành trình này sẽ gian nan hơn, tốn nhiều thời gian hơn và chưa chắc đã thu được kết quả. 

Một bản proposal xin tài trợ cần đảm bảo những yếu tố nào để thu hút được nhãn hàng? 

Về nội dung sự kiện, bản proposal cần làm rõ những ý sau: 

• Chương trình của bạn là gì? 
• Chương trình của bạn sẽ tiếp cận đến những đối tượng nào? 
• Độ phủ của chương trình là bao nhiêu? 
• Concept - thông điệp chính của sự kiện là gì? 

Về quyền lợi cho nhà tài trợ, bản proposal cũng cần nhấn mạnh những ý sau: 

• Khi tham gia tài trợ, thương hiệu sẽ xuất hiện như thế nào tại sự kiện, trên các kênh truyền thông của sự kiện? 
• Bảng quyền lợi mà ban tổ chức đề xuất là gì? ROI như thế nào?

Ngoài ra, để tăng thêm độ tin cậy, bạn có thể chia sẻ thêm một số thông tin về kinh nghiệm của đội ngũ tổ chức, kết quả một số dự án trước đó, tên tuổi các thương hiệu từng tham gia tài trợ. 

Khi có sự tương đồng, đặc biệt là về thông điệp chính của sự kiện và đối tượng tiếp cận tiềm năng, thương hiệu sẽ dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định có tài trợ hay không.

Một sự kiện nên xin tài trợ từ trước bao lâu để đảm bảo tiến độ dự án? 

Đơn vị tổ chức nên có kế hoạch xin tài trợ càng sớm càng tốt (lý tưởng nhất là trước 4-6 tháng). Thông thường mỗi năm, các thương hiệu đều phân chia sẵn một khoản ngân sách nhất định cho việc tài trợ sự kiện/tài trợ dự án. Nếu như có thể tiếp cận và thoả thuận từ sớm, đơn vị tổ chức có khả năng thành công cao hơn vì ngân sách nhãn hàng vẫn còn đủ cho việc tài trợ. Cá nhân mình cũng đã từng đánh mất một số nhà tài trợ rất tiềm năng, không phải vì hai bên không có sự tương đồng về thông điệp và đối tượng, mà chỉ đơn thuần vì nhãn hàng không còn đủ ngân sách cho việc tài trợ, họ đã phân bổ tài trợ các dự án khác trước khi mình tiếp cận họ. 

Hơn nữa, khi đã có một lượng tài trợ nhất định, đơn vị tổ chức cũng giảm bớt rất nhiều áp lực trong quá trình tổ chức sau này. 

Từ góc độ của một đơn vị tổ chức, đâu là những điều cần lưu ý trong các dự án nhận tài trợ từ nhãn hàng? 

Đầu tiên, để có được nhà tài trợ, yếu tố tiên quyết là cần có nhiều mối quan hệ, và tốt nhất nên là những vị trí cao trong phòng marketing của thương hiệu. Việc có thể trao đổi trực tiếp với brand manager thường hiệu quả, nhanh chóng hơn. Ngoài ra, sự nhanh nhạy của những người đi xin tài trợ cũng rất quan trọng, các bạn cần biết rằng với đặc thù dự án này, thương hiệu nào nhiều khả năng sẽ quan tâm. Từ đó, bạn chiến lược xin tài trợ một cách bài bản, chứ không phải đi rải proposal một cách thiếu định hướng. 

Trong quá trình vận hành, đơn vị tổ chức cũng cần đảm bảo bảng quyền lợi cho nhà tài trợ. Người vận hành dự án tài trợ nên có kinh nghiệm và có khả năng multi-task, điều phối nhiều việc cùng một lúc bởi bảng quyền lợi thường có rất nhiều chi tiết nhỏ, phải thực thi trên nhiều nền tảng khác nhau. Kinh nghiệm triển khai các dự án trước đó cũng đem lại nhiều lợi thế để bạn có thể tư vấn giải pháp tốt nhất cho khách hàng.  

Và cuối cùng, như đã chia sẻ ở phần trên, sự minh bạch thông tin luôn luôn quan trọng trong suốt cả quá trình làm việc. Bạn sẽ không chỉ làm việc với nhà tài trợ đó trong sự kiện lần này, mà đó có thể là một mối quan hệ chất lượng, đồng hành cùng bạn trong nhiều dự án sau này. Vì vậy, cần luôn giữ thái độ thẳng thắn, hợp tác và hỗ trợ nhà tài trợ hết mức có thể.

Vậy, TheSponsor có thể hỗ trợ cả hai phía: nhãn hàng và đơn vị tổ chức sự kiện như thế nào? 

Chính từ việc quan sát thấy khó khăn của cả nhãn hàng và đơn vị tổ chức trong các hoạt động brand sponsorship, TheSponsor mới được ra đời. 

Về phía thương hiệu, TheSponsor tập hợp rất nhiều dự án ở đa dạng lĩnh vực, với thông tin rõ ràng về thông điệp truyền thông, concept sự kiện, hạn mức tài trợ rõ ràng. Nhãn hàng vừa tiết kiệm được thời gian, vừa có thêm nhiều sự lựa chọn. Về phía đơn vị tổ chức cũng vậy, họ thường không có nhiều sự kết nối, nhiều mối quan hệ để tiếp cận được đến các nhãn hàng. Khi đó, TheSponsor sẽ làm cầu nối để hai bên tìm được đến nhau.

Sau đó, TheSponsor sẽ như một agency tư vấn và hỗ trợ vận hành để cả hai phía để có được hợp đồng tài trợ tối ưu nhất. Với kinh nghiệm làm việc với nhiều nhãn hàng cũng như vận hành nhiều dự án tài trợ, các nhân sự tại TheSponsor sẽ có thể đưa những tư vấn để thương hiệu đạt hiệu quả cao nhất, giảm thiểu rủi ro, và nếu như có phát sinh ngoài mong muốn, TheSponsor cũng tự tin rằng có thể giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. 

Xin cảm ơn chị! 

TheSponsor là một trong những nền tảng tiên phong trong việc giới thiệu, kết nối và triển khai các dự án có nhu cầu cầu tài trợ tại Việt Nam. Sứ mệnh của TheSponsor là kết nối các dự án đang kêu gọi tài trợ với thương hiệu phù hợp, tư vấn để việc hợp tác giữa hai bên được tối ưu nhất. 

Website: https://thesponsor.vn/ 

Liên hệ hợp tác: 

Bùi Phương Thảo - Project Manager

SĐT: 0943286093

buiphuongthao@thesponsor.vn