"Biết cách đưa những giá trị của bản thân vào một cuộc hội thoại sẽ mở ra cho bạn những cơ hội bất ngờ”, chị Ý Như Nguyễn, chuyên gia Truyền thông, Đối ngoại và Phát triển bền vững với hơn 15 năm kinh nghiệm, hiện là Chủ nhiệm Câu lạc bộ Truyền thông Đối ngoại PACA đã chia sẻ. Với chị Ý Như, nghệ thuật giao tiếp giống như chiếc chìa khoá để bạn mở ra những cánh cửa cơ hội. Đặc biệt, với thế hệ influencer hiện đại nói riêng, việc trang bị kiến thức và kỹ năng giao tiếp là cánh cửa mở ra những cơ hội hợp tác mới, viết nên những chương mới trong sự nghiệp làm nghề của mình, từ đó bước những bước vững vàng hơn trên hành trình xây dựng thương hiệu cá nhân.

Vậy làm thế nào để có được sự tự tin và khả năng kết nối trong giao tiếp quốc tế? Hãy cùng tìm hiểu và lắng nghe những chia sẻ của chị Ý Như trong bài viết dưới đây!

“Trang sức” cho ấn tượng đầu khó phai

Ấn tượng ban đầu đóng vai trò như thế nào trong giao tiếp?

Mỗi cuộc gặp gỡ với đối tác trong kinh doanh đều là cơ hội quý giá để chúng ta mở rộng mối quan hệ, tìm kiếm cơ hội hợp tác phát triển. Trong đó, ấn tượng ban đầu đóng vai trò quan trọng trong cách bạn được nhìn nhận, giúp mỗi cá nhân thể hiện hình ảnh và chinh phục đối tác.

Nói về ấn tượng ban đầu, chị đánh giá vẻ bề ngoài có ý nghĩa như thế nào trong lần đầu gặp gỡ đối tác?

Mới đầu, bạn nhìn nhận một người ở diện mạo bên ngoài, cách mà họ xuất hiện trong mắt bạn, giống như trước khi quyết định khám phá nội dung trên từng trang sách, chúng ta thường âm thầm đánh giá trang bìa. Hình ảnh trên bìa được thiết kế thế nào, nó mang ngụ ý gì, cách sắp xếp các con chữ, tựa đề sách có gì hấp dẫn và đã đủ cuốn hút? Giao tiếp trong kinh doanh cũng vậy, chúng ta có thể ấn tượng ngay với một người thông qua bộ trang phục họ mặc, loại xe họ đi, những món đồng hồ, trang sức hay điện thoại họ sử dụng. Ấn tượng đó có thể là mở đầu thuận lợi cho một cuộc đàm phán. Song, bạn cũng nên lưu ý là hiệu quả giao tiếp sẽ bằng không nếu chúng ta chỉ đánh giá đối tác qua vẻ bề ngoài.

Phép tắc xã giao hay Nghi thức giao tiếp chỉ là phương tiện mở đầu câu chuyện của bạn. Vậy thì tại sao bạn không đầu tư để ấn tượng ban đầu đó thật sự mở ra cơ hội phía trước? Ông bà ta thường nói "Đầu xuôi, đuôi lọt" đúng không? (cười)

Ấn tượng ban đầu đóng vai trò quan trọng trong cách bạn được nhìn nhận, giúp mỗi cá nhân thể hiện hình ảnh và chinh phục đối tác.

Vậy theo chị đâu là yếu tố quan trọng để tạo dựng được ấn tượng đầu tốt đẹp với đối tác trong kinh doanh?

Tôi cho rằng trong bối cảnh hội nhập hiện nay, đây không còn là một nhận thức xa lạ với phần đông mọi người. Có chăng, họ chưa có phương pháp và cách tiếp cận phù hợp để tạo dựng ấn tượng đầu tốt đẹp với đối tác trong kinh doanh. Trong bài giảng khi đứng lớp “Quan hệ đối ngoại”, tôi có nói đến ba yếu tố đem đến sự thành công của việc xây dựng và gìn giữ một mối quan hệ, đó là tôn trọng, chân thành và nhất quán. Nếu chân thành khiến người ta muốn ngồi xuống trò chuyện cùng bạn, tôn trọng giúp bạn giữ được “lề” của mọi mối quan hệ, thì nhất quán sẽ giúp hai bên tiết kiệm được thời gian và công sức.

Trong buổi đầu giao tiếp, sự tôn trọng thể hiện ở cách bạn chào hỏi, xưng hô, ánh mắt, dáng ngồi, phong cách chuyện trò. Việc bạn hiểu được những nghi thức chuẩn quốc tế sẽ giúp bạn có được sự tôn trọng từ đối tác.

Ví dụ, khi bước vào một phòng họp, bạn cần hiểu biết về nguyên tắc chủ khách, biết quan sát trước sau, biết sắp xếp các vị trí ngồi sao cho các bên đều cảm thấy được sự tôn trọng, chính là chiếc chìa khoá mở ra thành công của buổi gặp. Rồi những ai nên đứng đón khách ở cửa? Nguyên tắc trước khi bước vào thang máy, bên trong thang máy ra sao? Hoặc trong các buổi working lunch (ăn trưa kết hợp với công việc), nếu là một đối tác nam chu đáo, họ sẽ luôn kéo ghế cho khách nữ. Nếu là một người nghiêm túc, họ sẽ không để điện thoại trên bàn ăn, hoặc không quên nói xin lỗi khi có những cuộc điện thoại, tin nhắn riêng xuất hiện giữa cuộc trò chuyện của hai người.

Ba yếu tố đem đến sự thành công của việc xây dựng và gìn giữ một mối quan hệ, đó là tôn trọng, chân thành và nhất quán.

Kỷ niệm đáng nhớ của chị về các tình huống giao tiếp trong kinh doanh?

Tôi còn nhớ một kỷ niệm khá thú vị, một câu chuyện mà tôi thường đem ra để thảo luận về chủ đề những tình huống giao tiếp trong kinh doanh. Trong một buổi tiệc thiết đãi gồm các chính khách, doanh nhân và phu nhân, nhiều người thấy một vị lãnh đạo đứng trên sân khấu cầm ly rượu vang sai cách (tay đặt trên bầu ly, theo giải thích sẽ truyền nhiệt làm ảnh hưởng chất lượng rượu), khi đó, một vị giám đốc cấp cao của Tập đoàn nọ đã chủ động tiến đến sau khi đã đổi cách cầm ly giống như vị lãnh đạo kia. Bức ảnh hai người vui vẻ nâng ly sai cách cầm đó, đã được thầy của tôi dùng làm ví dụ minh họa trong các bài giảng sau này với thông điệp: Đôi khi, sự đồng điệu quan trọng hơn mọi nghi thức.

Sẻ chia và truyền trao giá trị

Theo chị, việc nắm giữ những nguyên tắc lý thuyết này có ý nghĩa như thế nào với hoạt động giao tiếp quốc tế trong kinh doanh?

Làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia, tôi hiểu rõ ngoài chuyên môn thì nghi thức và cách đối nhân xử thế tốt rất quan trọng trong kinh doanh cũng như trong đời sống hằng ngày.

Khi một công ty có văn hóa tập trung vào các nguyên tắc nhã nhặn và tôn trọng người khác, tinh thần làm việc nhóm sẽ tăng cao và hiệu suất sẽ tốt hơn, đặc biệt khách hàng sẽ tin tưởng bạn hơn.

Cách đại diện doanh nghiệp giao tiếp trực tuyến lẫn trực tiếp, nhận thức của họ về các chuẩn tắc lễ nghi quốc tế, cách xử lý khi gặp thất bại hoặc tình huống khó khăn – tất cả những điều đó sẽ ảnh hưởng lớn tới tinh thần làm việc, hiệu suất, và lợi nhuận. Tôi tin rằng mỗi cá nhân ngoài việc trau dồi tri thức, việc hoàn thiện kỹ năng giao tiếp và ứng xử đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoàn thiện và phát triển của mỗi cá nhân. Do vậy, tôi mong muốn chia sẻ những kiến thức và kinh nghiệm trong Truyền thông và Đối ngoại, nhằm mục tiêu hỗ trợ mỗi người tự tin hơn với các giá trị cốt lõi của bản thân trên con đường hội nhập quốc tế.

Lý do khiến chị cùng đội ngũ xây dựng nên CLB Truyền thông Đối ngoại và Học viện Nghi thức Giao tiếp quốc tế PACA?

Truyền thông và Đối ngoại (Public Affairs and Communications) là một lĩnh vực chuyên môn và nghề nghiệp đặc thù.

Ngành Truyền thông và Đối ngoại thường được biết đến như cầu nối giữa tổ chức với các stakeholders (các bên liên quan) đến các vấn đề đối ngoại của công ty/tổ chức đó, ví dụ cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, báo chí, hiệp hội, cổ đông, khách hàng, cộng đồng địa phương, v.v…. Những người hoạt động trong lĩnh vực Truyền thông và Đối ngoại có nhiệm vụ tương tác, kết nối, chia sẻ về quan điểm và chính sách của công ty/tổ chức đối với những vấn đề đối ngoại của công ty/tổ chức đó với các stakeholders. Câu lạc bộ Truyền thông và Đối ngoại Việt Nam là nơi các chuyên gia trong ngành cùng tham gia trao đổi chuyên môn, kết nối, giao lưu để việc thực hành nghề ngày một tốt hơn.

Là một người trải qua nhiều năm trong ngành đối ngoại, truyền thông, tôi hiểu được giá trị của việc học giao tiếp và thực hành giao tiếp hiệu quả. Tại PACA, chúng tôi xây dựng các Khóa học Nghi thức Giao tiếp Quốc tế dựa trên các tình huống cụ thể, chú trọng sự tương tác, trao đổi giữa học viên với giảng viên.

Ví dụ, trong lớp Nghi thức giao tiếp quốc tế trong kinh doanh, các học viên được phân tích và học hỏi từ các bài nói chuyện, cách dẫn dắt câu chuyện, những lỗi giao tiếp thường gặp. Sau khi hoàn thành khóa học này tại PACA, bạn sẽ không còn cảm thấy lạc lõng, thiếu tự tin trong bất kỳ hoạt động, sự kiện, thương vụ đàm phán nào. Khi bạn đã hiểu biết về Nghi thức, bạn sẽ có ý thức trong vận dụng sao cho hài hoà, hợp lý, từ đó tạo sự tôn trọng và tin cậy giữa bạn và đối tác để đặt nền tảng cho việc hợp tác giữa các bên.

Khi bạn đã hiểu biết về Nghi thức, bạn sẽ có ý thức trong vận dụng sao cho hài hoà, hợp lý, từ đó tạo sự tôn trọng và tin cậy giữa bạn và đối tác để đặt nền tảng cho việc hợp tác giữa các bên.

Ý nghĩa của việc giảng dạy, chia sẻ và truyền trao kinh nghiệm với chị trong thời điểm hiện tại là gì?

Đứng trên phương diện cá nhân, công việc giảng dạy, chia sẻ và truyền trao kinh nghiệm là một cơ duyên tôi may mắn nhận được và hết mức trân trọng, từ đó khơi mở ra nhiều cơ hội hợp tác, phát triển. cho chính PACA. Cơ duyên ấy có lẽ bắt đầu từ việc Câu lạc bộ Truyền thông và Đối ngoại PACA nhận được nhiều lời mời giảng dạy cũng như góp ý trong các sự kiện đối ngoại. Từ những mong muốn của các nhà sáng lập, PACA đã và đang phát triển với mục tiêu gia tăng nhận thức về sự cần thiết của phong thái lịch thiệp, sự hiểu biết lẫn nhau và tự tin trong giao tiếp xã hội thông qua việc chia sẻ hiểu biết về các nghi thức và phương thức giao tiếp. Chúng tôi phát triển và đưa ra các buổi đào tạo, khoá học, các buổi chia sẻ và thuyết trình ở nhiều cấp độ, làm việc với các cơ quan phụ trách nghi thức trực thuộc ban lễ tân và cơ quan đối ngoại các nước, các tập đoàn và doanh nghiệp hàng đầu, trường đại học và các khách hàng cá nhân.

Chúng tôi làm việc với các nhãn hàng và tổ chức nhằm cung cấp những giải pháp chi tiết và phù hợp với từng đối tượng, trước thềm các sự kiện, các hoạt động thúc đẩy marketing và ra mắt sản phẩm; đảm bảo rằng mỗi nhân tố liên quan tới các tổ chức và nhãn hàng, dù họ đến từ quốc gia nào, đều được đón tiếp với sự trân trọng và lịch thiệp xuyên suốt tất cả các khâu tổ chức.

Điều chị tâm đắc nhất từ PACA là gì?

Cho tới nay, điều khiến tôi tự hào và tâm đắc nhất từ PACA chính là dịch vụ tư vấn và đào tạo lễ nghi chuyên sâu mang đến những trải nghiệm liên văn hoá mang tính xu thế và không quên kết hợp hài hoà với các giá trị truyền thống.