Xin tài trợ là một nghệ thuật, cần một chiến thuật để có thể thành công. Dưới đây là 8 điều bạn nên lưu ý khi xây dựng chiến thuật xin tài trợ cho dự án của mình.

• Nghiên cứu các nhà tài trợ tiềm năng: Để khoanh vùng nhóm các nhà tài trợ tiềm năng, bạn cần tìm ra điểm tương đồng giữa dự án bạn đang làm với định hướng truyền thông/sứ mệnh của các nhãn hàng/doanh nghiệp bạn đang nhắm đến. Ngoài ra, hãy quan sát và bắt đầu từ mạng lưới quan hệ bạn sẵn có, hoặc những nhà tài trợ/đối tác từng làm việc cùng bạn trong các dự án trước đó. Sau đó, nghiên cứu sâu về những hoạt động họ đang làm gần đây, thông điệp chính mà thương hiệu đang truyền tải trong giai đoạn gần đây, và cả tình hình tài chính chung của họ. 
• Có một câu chuyện hay về dự án của bạn: Điều gì khiến dự án của bạn đặc biệt? Hãy xác định những yếu tố nổi trội nhất, kết hợp lại để kể một câu chuyện hay về dự án mà có thể thu hút những nhà tài trợ tiềm năng.
• Sử dụng dữ liệu trong phần giới thiệu dự án: Dữ liệu đang ngày càng trở nên quan trọng trong quá trình ra quyết định của nhãn hàng. Hãy thể hiện các số liệu mà có thể thuyết phục họ: thành công của các dự án trước, số lượng người dự kiến tham gia, phạm vi tiếp cận… 
• Làm rõ chỉ số ROI (Return on Investment) trong bản đề xuất quyền lợi. Khi nhãn hàng bỏ tiền để tài trợ cho một chương trình, điều họ quan tâm nhất là chỉ số ROI (Return on Investment - tỷ suất hoàn vốn). Đây là chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường hiệu suất hay lợi nhuận thu được từ một khoản đầu tư.
• Xây dựng mối quan hệ lâu dài: Một mối quan hệ lâu dài bắt đầu với một nền tảng vững chắc là sự thấu hiểu và những ấn tượng tích cực về nhau. Hãy dành thời gian để tìm hiểu về nhà tài trợ tiềm năng của bạn, xây dựng kết nối lâu dài, chứ không dừng lại chỉ sau một dự án.
• Follow-up: Dù rằng vấn đề nằm ở thời gian hay chi phí, đôi khi, những lời từ chối của khách hàng chỉ có nghĩa là “chưa phù hợp tại thời điểm hiện tại”, chứ không phải một lời từ chối mãi mãi. Vì vậy, hãy tiếp tục giữ kết nối với những đơn vị mà bạn cảm thấy tiềm năng, dù rằng hai bên chưa có cơ hội để hợp tác với nhau trong dự án lần này.

Một trong những điều bạn cần lưu ý là chuẩn bị thật kỹ cho các buổi pitching giới thiệu dự án. Một bài pitching tốt sẽ giúp nhà tài trợ tiềm năng hiểu được rằng tại sao họ nên tài trợ cho dự án của bạn. Cũng là một phần giới thiệu về dự án, nhưng bạn sẽ cần nhấn mạnh hơn vào việc khi nhãn hàng tài trợ cho dự án, họ sẽ nhận được những lợi ích như thế nào. 

Theo chị Bùi Phương Thảo - Project Manager của TheSponsor – một trong những nền tảng tiên phong trong việc giới thiệu, kết nối và triển khai các dự án có nhu cầu tài trợ tại Việt Nam, dưới đây là những yếu tố cần có trong một bản proposal giới thiệu dự án: 

• Về nội dung sự kiện, bản proposal cần làm rõ những ý sau: 
• Chương trình của bạn là gì? 
• Chương trình của bạn sẽ tiếp cận đến những đối tượng nào? 
• Độ phủ của chương trình là bao nhiêu? 
• Concept - thông điệp chính của sự kiện là gì? 
• Về quyền lợi cho nhà tài trợ, bản proposal cũng cần nhấn mạnh những ý sau: 
• Khi tham gia tài trợ, thương hiệu sẽ xuất hiện như thế nào tại sự kiện, trên các kênh truyền thông của sự kiện? 
• Bảng quyền lợi mà ban tổ chức đề xuất là gì? ROI như thế nào?

Ngoài ra, để tăng thêm độ tin cậy, bạn có thể chia sẻ thêm một số thông tin về kinh nghiệm của đội ngũ tổ chức, kết quả một số dự án trước đó, tên tuổi các thương hiệu từng tham gia tài trợ. Đồng thời, bạn cũng cần biết rằng bạn đang giới thiệu dự án đến ai và họ muốn được nghe những thông tin gì. Những người đưa ra quyết định được chia ra làm 3 nhóm:

• Thinker - Người lý trí: Thinker là những người muốn nghe cơ sở lý luận, logic đằng sau việc tài trợ, về việc tài trợ này có ý nghĩa  như thế nào với doanh nghiệp của họ. Họ thích các dữ kiện, số liệu, nghiên cứu, thống kê, hoặc bất kỳ thông tin phân tích nào mà giúp họ đưa ra quyết định tốt hơn. Nếu bạn trao đổi với nhóm này, bạn nên chia sẻ về: dự kiến có bao nhiêu người tham gia dự án/tiếp cận được dự án, tỷ lệ giữa nam/nữ, sự liên quan giữa nhóm đối tượng này với doanh nghiệp của họ.
• Feeler - Người cảm xúc: Họ là những người thiên nhiều về cảm xúc, được hấp dẫn bởi các câu chuyện. Vì vậy, trong bài giới thiệu của mình, hãy tập trung chia sẻ sứ mệnh của tổ chức bạn, cách dự án này tạo nên những thay đổi cho người tham dự, ý nghĩa của khoản tài trợ từ doanh nghiệp họ với thành công chung của dự án.
• Deferrer - Người đi theo: Họ là những người đi theo cách làm của người khác. Họ quan tâm đến việc công ty họ ngưỡng mộ, hoặc các đối thủ cạnh tranh của họ đang làm những gì. Vì vậy, hãy nói về các công ty khác cũng đang tài trợ cho sự kiện, các người nổi tiếng sẽ tham gia sự kiện, danh tiếng mà thương hiệu của họ sẽ có được khi tham gia tài trợ dự án này.

Thông thường, một người sẽ là sự hoà trộn của nhiều yếu tố, nhưng thường sẽ có một khía cạnh nổi trội. Bạn có thể quan tâm đến cách họ trò chuyện, cách họ đặt câu hỏi cho bạn, để xác định xem họ thuộc nhóm nào và bạn nên nhấn mạnh vào khía cạnh nào nhiều hơn. 

Có một mạng lưới mối quan hệ rộng rãi là một lợi ích lớn trong việc xin tài trợ. Khi bắt đầu tự liên hệ tìm tài trợ, bạn có thể ưu tiên thành ba nhóm sau:

• Nhóm 1 - Những người từng tài trợ cho bạn: Hãy bắt đầu với những người đã từng tài trợ cho bạn, đặc biệt là tài trợ tiền mặt. Họ là những người từng làm việc cùng tổ chức của bạn, từng đặt niềm tin vào dự án của bạn. Rất có thể, lần này họ cũng sẽ làm như vậy một lần nữa. Có thể họ không hẳn là những nhà tài trợ bạn mơ ước có được, nhưng lại là những người đầu tiên đã từng ủng hộ và hỗ trợ bạn. Hãy trân trọng nhóm này. 
• Nhóm 2 - Những người quen biết đến bạn, nhưng chưa từng tài trợ cho bạn: Họ có thể là đối tác, các nhà phân phối, khách hàng thân quen, bạn bè người thân,... Nhìn chung, họ biết bạn là ai và dự án của bạn là gì, nhưng chưa từng tài trợ cho những dự án trước đây của họ. Hãy cân nhắc về mức độ phù hợp và bắt đầu tiếp cận đến nhóm đối tượng này. Đây cũng là cách bạn khiến những mối quan hệ thân quen này trở nên sâu sắc hơn. 
• Nhóm 3 - Những người chưa từng quen: Đây là những người mới mẻ hoàn toàn với bạn, một doanh nghiệp bạn chưa từng liên hệ và cũng chưa biết bạn là ai. Đương nhiên, tỷ lệ xin tài trợ thành công từ nhóm này sẽ thấp hơn hai nhóm kể trên, nhưng vẫn hoàn toàn khả thi. Tuy nhiên, nhiều khả năng bạn sẽ nhận được những lời từ chối lạnh lùng, những email không bao giờ được hồi đáp,... Hãy chuẩn bị tinh thần sẵn sàng để đối diện với điều đó. Khi tiếp cận những nhóm này, hãy hiểu rõ về mức độ tương đồng giữa hai bên khi đồng hành cùng dự án này. 

Nhìn chung, việc xin tài trợ vẫn là một bài toán khó mà nhiều đơn vị tổ chức sự kiện/dự án đang gặp phải. Họ có những ý tưởng rất hay, nhưng thiếu nguồn lực để biến những ý tưởng đó thành hiện thực. Hy vọng rằng, qua bài viết vừa rồi, bạn có thêm những bí quyết mới để có chiến lược xin tài trợ hiệu quả hơn. Đồng thời, bạn có thể đăng tải dự án của mình trên những nền tảng chung như TheSponsor để tăng mức độ tiếp cận của dự án đến các nhà tài trợ tiềm năng.

TheSponsor là một trong những nền tảng tiên phong trong việc giới thiệu, kết nối và triển khai các dự án có nhu cầu cầu tài trợ tại Việt Nam. Sứ mệnh của TheSponsor là kết nối các dự án đang kêu gọi tài trợ với thương hiệu phù hợp, tư vấn để việc hợp tác giữa hai bên được tối ưu nhất. 

Website: https://thesponsor.vn/ 

Liên hệ hợp tác: 

Bùi Phương Thảo - Project Manager

SĐT: 0943286093

buiphuongthao@thesponsor.vn